Quelles sont les règles applicables en matière de facturation ?

Oui, une facture est absolument obligatoire pour tout achat.

La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou la prestation de service.

Comme le précise l’article Lp. 441-3 du Code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie : « Tout achat de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doit faire l'objet d'une facturation en langue française. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. »

Néanmoins, dans un souci de simplification, une seule facture périodique ou récapitulative peut être admise lorsque plusieurs livraisons de biens ou de services interviennent durant le même mois au profit d’un même acheteur. En effet, selon l’article Lp. 514 du code des impôts de la Nouvelle-Calédonie, la facturation peut être établie « périodiquement pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services réalisées au profit d’un même acquéreur ou preneur et pour lesquelles l’exigibilité intervient au cours d’un même mois civil ».  

Dans ce cas, il est conseillé de prévoir l'émission d'une facture périodique dans ses CGV ou dans un contrat. De plus, la facture périodique doit ainsi être émise au cours du mois auquel ont lieu les livraisons. Le délai de paiement de 30 jours commence à courir à la date de la première livraison visée par la facture périodique. Une facture périodique doit respecter les règles de facturation prévues à l’article Lp. 441-3 du code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie.  

Les articles Lp. 441-3 du code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie et Lp. 514-5 du général des impôts de la Nouvelle-Calédonie, une facture doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :

L’identité des parties : le nom (ou leur raison sociale) et l’adresse complète de chacune des parties

Les numéros RID de l’assujetti

Un numéro unique de facture, basé sur une séquence chronologique et continue

La date de la réalisation de l’opération et celle de l’émission de la facture : date à laquelle est effectuée la livraison du bien ou la date de réalisation de la prestation de service.

En principe, la date de réalisation de la vente ou de la livraison du bien doit correspondre à la date d’émission de la facture en application de l’article Lp. 441-3 du code de commerce. L’article Lp. 514-5 du code général des impôts impose toutefois de mentionner obligatoirement « la date de réalisation de l’opération et celle de l’émission de la facture ». En effet, il arrive que la facture soit émise postérieurement à la réalisation de la prestation dans certains cas (voir question infra)

La quantité 

La dénomination précise du bien ou de la prestation de service rendu : celle-ci est primordiale pour que "les parties et l’administration soient en mesure d’identifier la transaction objet de la facture" selon la jurisprudence.

S’agissant en particulier des services de coopération commerciale (services de coopération commerciale, propres à favoriser la commercialisation des produits du fournisseur et qui ne relèvent pas des obligations d'achat et de vente), les distributeurs / prestataires doivent porter une attention toute particulière au libellé de ces services sur les factures. En effet, les factures établies par un distributeur pour des prestations de coopération commerciale doivent « permettre à l'administration et au juge d'identifier avec précision la nature exacte des services rendus » (Cour de Cassation, Chambre criminelle, du 6 décembre 2006, 06-82.834).  

Les services de coopération commerciale doivent donc faire l’objet d’une dénomination aussi précise que possible sur les factures (description claire et précise des services, produits et quantités concernés et dates de réalisation de ces services). Aussi, toute dénomination générique, vague et imprécise des prestations de coopération commerciale est à proscrire comme, par exemple, "dynamique commerciale-présence de produits du fournisseur sur des opérations magasin au cours de l'année, en animation rayon au sein du magasin" ou "promotion publicitaire-présence de produits du fournisseur sur des opérations publicitaires au cours de l'année, soit sur prospectus, soit en animation rayon au sein du magasin" (Cour de cassation, criminelle, Chambre criminelle, 23 septembre 2008, 08-81.278).  La facture ne doit pas non plus renvoyer, pour le descriptif de la prestation au contrat de coopération commerciale, à la convention unique ou à tout autre document annexe.  

Le prix unitaire des produits et marchandises vendus : prix déterminé hors rabais, remise ou ristourne qui font l’objet d’une mention particulière

Le prix unitaire hors taxe, le taux et le montant de la taxe correspondante : prix unitaire hors taxe ainsi que le taux et le montant de la taxe correspondante pour les prestations de service soumises à une taxation.

ATTENTION :

• En cas de franchise de taxe, il faut préciser la référence au fondement juridique de l’exonération de l’opération.
• Pour les opérations réalisées par les personnes bénéficiant de la franchise en base prévue à l’article Lp. 509, la mention « Franchise en base – TGC non applicable » ;
• Pour les opérations bénéficiant de la procédure d’achat en franchise, la mention « Opération réalisée en franchise de taxe conformément à l’article LP. 506-2 ou LP. 506-3 du code des impôts »
• Pour les opérations faisant l’objet d’une taxation sur la marge, la mention du régime particulier applicable.

Les réductions de prix : rabais, ristourne, remise acquis à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liés à l’opération de vente ou de prestation de service, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture

Le prix de vente détail maximum licite : prix de vente maximum lorsque ce prix résulte des dispositions d’une règlementation des prix particulière en vigueur

La somme nette totale à payer

La date de règlement : date à laquelle le règlement du bien ou de la prestation de service doit intervenir

Les conditions d’escomptes : en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions de vente

• Cette mention formelle mais obligatoire est destinée à inciter à une réduction des délais de paiement entre entreprises. Si un vendeur ne souhaite pas octroyer d'escomptes pour paiement anticipé, une mention en informant l'acheteur demeure indispensable, par exemple sous la forme « escompte : néant ».
• L'escompte mentionné sur facture peut donc venir en déduction du prix à payer dès lors que les parties ont établi entre elles une convention d'escompte assurant l'engagement de l'acheteur à payer effectivement dans le délai qui permet de bénéficier de cet avantage. Dans ce cas, l'escompte sera pris en compte dans le seuil de revente à perte

Le taux de pénalités : pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, étant précisé que le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé. 

• Pour mémoire, en application de l’article Lp. 441-6 du code de commerce, les pénalités sont d’un montant au moins équivalent à celui qui résulterait de l’application d’un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal en cours. Par exemple, au 27 juillet 2021, le taux d’intérêt légal en cours est de 0,76 % de sorte que les pénalités de retard doivent être au moins égales à l’application d’un taux de 2,28 %.

Pour les factures établies de manière périodique ou récapitulative, c’est-à-dire pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit d’un même acquéreur ou preneur, tout document commercial intermédiaire ou document d’accompagnement, comme un bordereau de livraison, doit mentionner l’ensemble des obligations ci-dessus en ce qui concerne la formation du prix ainsi que le prix total.

• Le principe : Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service, selon l’article Lp. 441-3 du code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie.
• L'exception : si le prix ne peut pas être fixé au moment de la livraison des biens du fait d’éléments qui ne dépendent pas de la volonté des parties, comme pour les contrats de vente se référant à une cotation ultérieure à la détermination du prix, la facture doit être émise dès que le prix est connu.

Le délai de conservation des factures en Nouvelle-Calédonie est de 6 ans à partir de la date d’émission, selon l’article Lp. 541-4 du code des impôts de la Nouvelle-Calédonie, même si l’article Lp. 441-3 du code de commerce prévoit pour que les factures doivent être conservées par le vendeur et l’acheteur pendant une durée d’un an.

Non, le montant total peut être indiqué en chiffres ou en lettres, aucun formalisme spécifique n’est imposé par l’article Lp. 441-3 du code de commerce.

S’agissant des règles générales de l’émission des factures

L’article Lp. 441-3 du Code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie dispose que : 

« Tout achat de produits ou toute prestation de services pour une activité professionnelle doit faire l'objet d'une facturation en langue française. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. »

Sur le plan juridique, une facture électronique est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique.

La facture peut être émise par voie électronique sous réserve que l'acheteur formalise son acceptation.

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires (cf supra).

S’agissant de la conservation des factures électroniques

L’article Lp. 450-5 du même code précise que les agents assermentés de l’Autorité de la concurrence de la Nouvelle-Calédonie « peuvent exiger la communication des livres, factures et autres documents professionnels et obtenir ou prendre copie de ces documents par tout moyen et sur tout support. Ils peuvent également recueillir, sur place ou sur convocation, tout renseignement, document ou toute justification nécessaires au contrôle.

Pour le contrôle des opérations faisant appel à l'informatique, ils ont accès aux logiciels et aux données stockées, ainsi qu'à la restitution en clair des informations propres à faciliter l'accomplissement de leurs missions. Ils peuvent en demander la transcription par tout traitement approprié des documents directement utilisables pour les besoins du contrôle. »

De plus, l’article 1033-2 du code général des impôts de la Nouvelle-Calédonie précise notamment que : « Tout assujetti stockant ses factures par voie électronique sur le territoire de la Nouvelle-Calédonie s'assure que la direction des services fiscaux a, à des fins de contrôle, un accès en ligne permettant le téléchargement et l'utilisation des données stockées ».

Ainsi les entreprises doivent mettre en place un système de stockage permettant de conserver de manière sûre et accessible les factures électroniques.

Dans le cas d’un escompte commercial, c’est-à-dire de la possibilité accordée au client de régler sa facture avant la date d’échéance en contrepartie d’une remise, l’article Lp. 441-3 prévoit que la facture doit préciser « les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions de vente ». 

Cette mention formelle mais obligatoire est destinée à inciter à une réduction des délais de paiement entre entreprises. Si un vendeur ne souhaite pas octroyer d'escompte pour paiement anticipé, une mention en informant l'acheteur demeure indispensable, par exemple sous la forme « escompte : néant ».

L'escompte mentionné sur facture peut donc venir en déduction du prix à payer dès lors que les parties ont établi entre elles une convention d'escompte assurant l'engagement de l'acheteur à payer effectivement dans le délai qui permet de bénéficier de cet avantage. Dans ce cas, l'escompte sera pris en compte dans le seuil de revente à perte

L’Autorité de la concurrence peut prononcer trois types de sanctions :

• Une injonction de se conformer à la règlementation en vigueur, de cesser tout agissement illicite ou de supprimer toute clause illicite dans un délai raisonnable

• et/ou une sanction pécuniaire de nature administrative dont le montant dépend du type de violation des règles de facturation

• et/ou une sanction de publication à la charge de l’entreprise, par exemple dans un journal ou sur le site internet de l’entreprise sanctionnée

La nature des sanctions prononcées et le montant de l’amende administrative dépendent notamment de la gravité de la pratique, de sa durée, du dommage causé aux clients et/ou à l’économie, de la situation individuelle de l’entreprise... Il s’agit d’une appréciation au cas par cas.

Selon l’article Lp. 441-4 du Code commerce applicable en Nouvelle-Calédonie, est passible d’une sanction pécuniaire le fait :

• de ne pas délivrer de facture dans les conditions prévues à l'article Lp. 441-3 ;
• de délivrer une facture ne comportant pas les mentions obligatoires prévues par les dispositions de ce même article ;
• de ne pas détenir de factures dans le cadre d'achat de produits, marchandises ou services, en application de l'article Lp. 441-3.

Le montant maximal de l’amende administrative encourue est de 8 500 000 F. CFP pour une personne physique et de 45 000 000 F. CFP pour une personne morale.

Selon le même article, est également passible d’une amende pécuniaire le fait de ne pas présenter la facture de vente à toute réclamation des agents de l’ACNC ou de la Direction des affaires économiques. Le montant maximal de l’amende dans ce cas est de 1 000 000 F. CFP pour une personne physique et 5 000 000 F. CFP pour une personne morale.

L’article Lp. 443-2 du Code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie précise que :

« Le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. »

Une fois ce délai de 30 jours expiré, des relances peuvent être effectuées dans le cadre d’une tentative de règlement amiable, afin essentiellement de prouver la bonne foi du créancier. Aucun formalisme n’étant exigé : ces relances peuvent donc être effectuées par voie dématérialisée ou papier. 

S’agissant des procédures, une mise en demeure de payer, prévue à l’article 1139 du code civil de la Nouvelle-Calédonie, peut intervenir, dans le cadre de procédure amiable, dès lors que la somme n’est pas réglée :

« Le débiteur est constitué en demeure, soit par une sommation ou par autre acte équivalent, soit par l'effet de la convention, lorsqu'elle porte que, sans qu'il soit besoin d'acte et par la seule échéance du terme, le débiteur sera en demeure. ».

Cette mise en demeure de payer peut être effectuée par le créancier lui-même, ou déléguée à un huissier de justice ou à des sociétés de recouvrement.

S’agissant du délai de prescription, l’article L. 110-4 du Code de commerce applicable en Nouvelle-Calédonie précise que :

« Les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par cinq ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes » 

Des dommages et intérêts peuvent être exigés en raison du retard de paiement de la part du débiteur. A ce titre l’article 1153 du code civil de la Nouvelle-Calédonie prévoit que :

« Dans les obligations qui se bornent au paiement d'une certaine somme, les dommages et intérêts résultant du retard dans l'exécution ne consistent jamais que dans la condamnation aux intérêts fixés par la loi, sauf les règles particulières au commerce et au cautionnement. 

Les dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d'aucune perte. 

Ils ne sont dus que du jour de la demande, excepté dans les cas où la loi les fait courir de plein droit.»

Si le problème est récurrent, il est possible de solliciter les conseils d’un huissier ou d’un conseiller juridique. Il est également possible de saisir le médiateur de l’entreprise pour « une médiation gratuite, rapide et confidentielle » ou d’introduire un recours en vous adressant au tribunal de commerce ou au tribunal de première instance.

En cas de non-respect des règles de facturation de la part d’un fournisseur ou d’un client, les entreprises peuvent saisir l’ACNC pour dénoncer cette pratique.

La saisine et les pièces annexes doivent être adressées à l’Autorité sous format électronique par courriel à l’adresse suivante : contact@autorite-concurrence.nc, ou par production d’un support (CD-ROM, DVD-ROM, clé-USB). 

Si une transmission sous format électronique n’est pas possible, cela doit être transmis soit par lettre recommandée avec avis de réception soit par dépôt au siège de l’ACNC contre délivrance d’un récépissé, sous format papier en deux exemplaires.